Una safata d’entrada desordenada és una mala notícia. No només és difícil trobar correus electrònics importants, sinó que cada cop tindreu menys motivació per obrir l’aplicació Mail cada dia. Què podeu fer per evitar un embolic entre els vostres missatges? Simplement optimitzeu la safata d’entrada d’Outlook seguint els 5 senzills passos següents.
Si mai us heu sentit incòmodes en mirar els vostres correus electrònics entrants, aquest article és per a vosaltres. Deixeu que els correus electrònics s’amunteguin i us atreviu amb notificacions simplement optimitzant la safata d’entrada. No heu de supervisar constantment el vostre correu i passar hores i hores intentant esborrar-ho tot. Feu un cop d'ull a aquests 5 senzills passos a l'Outlook per a Microsoft 365 i tingueu tot a la vostra disposició.
Nota : La majoria d’aquestes funcions s’apliquen a l’Outlook per a Microsoft 365 / Office 365. Tot i això, algunes d’elles també estan disponibles a través del servei de correu electrònic de Microsoft, Outlook.com.
Optimitzeu la safata d'entrada d'Outlook en 5 senzills passos
Vegem com podeu convertir-vos en un professional d’Outlook en organitzar el vostre correu i, finalment, aconseguir la safata d’entrada de notificació zero que heu somiat.
1. Neteja suprimint els correus electrònics duplicats
Sabíeu que l'Outlook té una eina automatitzada per suprimir correus electrònics duplicats? Ara ho fas. Utilitzeu aquesta funció per reduir ràpidament el nombre de correus electrònics que necessiteu consultar cada dia amb només uns quants clics.
- Obriu la safata d'entrada que vulgueu esborrar. Assegureu-vos de mantenir la configuració predeterminada Inici pestanya: podeu comprovar quina pestanya esteu consultant la interfície de capçalera de la cinta.
- Amplieu el fitxer Netejar del menú desplegable i, a continuació, trieu un dels dos Neteja la carpeta o bé Neteja la conversa , en funció de les vostres necessitats.
- Apareixerà un missatge a la pantalla. Confirmeu que voleu esborrar la conversa o la carpeta i veure com disminueix el nombre de correus electrònics no llegits a la safata d'entrada.
El que té de bo la funció de neteja és que es poden recuperar tots els elements suprimits durant un temps determinat. Els podeu trobar a Elements suprimits al lateral de la finestra de l'Outlook.
2. Creeu carpetes per als vostres correus electrònics
Tenir tots els vostres correus entrants en una carpeta pot resultar confús. Per descomptat, el correu brossa normalment s’ordena a la categoria de correu brossa, però tota la resta depèn de vosaltres. Personalment, recomano configurar algunes carpetes essencials i ordenar el correu entrant cada dia.
Seguint el Fent les coses ® o GTD ® d’organització de tasques, podeu millorar fàcilment la productivitat amb Outlook. En primer lloc, heu de crear tres carpetes diferents:
- Safata d'entrada (predeterminada) - Deixeu correus electrònics importants a la safata d'entrada predeterminada. Aquests haurien de ser missatges als quals pugueu respondre immediatament o que necessiteu atendre amb urgència.
- Fer - Arrossegueu els correus electrònics no urgents a aquesta carpeta. Podeu deixar la safata d’entrada clara i atendre aquests missatges més endavant durant el dia.
- Segueix - Moveu els correus electrònics a aquesta carpeta que heu suspès, com ara les respostes que esteu esperant o les tasques que heu ajornat.
- Recordatoris - Alguns correus electrònics no requereixen que hi respongueu en absolut. Deseu-los en una carpeta independent perquè pugueu mirar enrere i trobar-los fàcilment.
Nota : Per crear carpetes noves, només cal que feu clic a la carpeta de la safata d'entrada i seleccioneu Carpeta nova. Aquí, només cal que escriviu el nom i premeu Intro.
Heu de començar cada dia ordenant els vostres correus electrònics en aquestes categories i, a continuació, programar un temps per atendre la vostra carpeta de tasques més endavant. Assegureu-vos de mantenir-vos coherents amb això. Podeu seguir ordenant els correus electrònics que rebeu durant tot el dia.
Si cal, no tingueu por de crear més carpetes, aquest mètode s'hauria de personalitzar només per a vosaltres i per a vosaltres.
3. Utilitzeu la vista Tasca
Sabíeu que podeu crear tasques a partir de correus electrònics? Sempre que rebeu un missatge que voleu convertir en una tasca, simplement arrossegueu-lo a la icona de llista de tasques d'Outlook per mostrar l'assistent de configuració de tasques. Aquí podeu assignar un nom, una descripció i fins i tot configurar un recordatori a la tasca.
Si configureu un recordatori, les tasques apareixeran de manera similar a un recordatori de reunió a l'hora especificada. Això us permet estar organitzat i crear tasques amb facilitat, directament des dels vostres correus electrònics entrants.
4. Definiu regles per ordenar automàticament el correu entrant
Les regles us permeten moure, marcar i respondre automàticament als missatges de correu electrònic, cosa que facilita el funcionament de l'Outlook. Podeu utilitzar regles per reproduir sons, moure missatges a carpetes o mostrar automàticament alertes sobre elements nous.
Personalment, considero que la regla més útil és la possibilitat de moure un element d’un remitent determinat o amb determinades paraules clau de la línia d’assumpte a una altra carpeta. Això vol dir que, si es compleixen certs criteris, es mourà un correu electrònic a la safata d'entrada especificada sense haver de tocar-lo.
A continuació, es mostra una guia bàsica sobre com configurar una regla a l'Outlook.
- Feu clic amb el botó dret a un missatge de la safata d'entrada o d'una altra carpeta de correu electrònic i seleccioneu Normes .
- Seleccioneu una de les opcions. Per veure més opcions, seleccioneu Crea una regla .
- A la Crea una regla , seleccioneu una o més de les tres primeres caselles de selecció.
- A la Feu el següent secció, si voleu que la regla mogui un missatge a una carpeta, marqueu la casella Mou l’element a la carpeta Caixa.
- Seleccioneu la carpeta de destinació a Seleccioneu Carpeta el quadre de diàleg que apareix i, a continuació, feu clic a D'acord .
- Feu clic a D'acord una vegada més per desar la vostra regla.
5. Aprofiteu les categories
La codificació de colors dels vostres correus electrònics us ajudarà a identificar i agrupar fàcilment els elements associats a l'Outlook. Podeu triar entre un conjunt de categories predeterminades o crear-ne de pròpies i assignar-les als vostres correus electrònics d'Outlook.
Per assignar una categoria de color des del tauler de lectura o un missatge obert, seleccioneu Classifica des del Etiquetes grup a la cinta i seleccioneu una categoria de la llista.
Pensaments finals
Si voleu llegir més articles relacionats amb la tecnologia moderna, penseu en subscriure-us al nostre butlletí. Periòdicament publiquem tutorials, articles de notícies i guies per ajudar-vos en el vostre dia a dia.
