Probablement heu escoltat abans la paraula 'base de dades'. Una base de dades és una gran col·lecció d’informació que ajuda els usuaris a organitzar, veure, cercar, recuperar i recopilar dades. Si teniu una base de dades, necessiteu les eines i les aplicacions adequades per gestionar-la i treure-li el màxim partit. La solució perfecta és especialment per a aquells que treballen en entorns d’equip i necessiten compartir dades amb altres persones (usuaris, desenvolupadors, revisors, etc.). Microsoft Access, i en fer servir el nostre full de trucs Access, en poc temps sereu un professional.
Feu la feina més fàcil mitjançant les funcions i eines d’Access. Si creieu que sou bo per mantenir la informació organitzada, Access està a punt de desbordar-vos. Quan feu un fitxer a Access, bàsicament esteu creant un fitxer que conté diferents parts de la vostra base de dades. A continuació, podeu dividir la vostra base de dades en diferents parts relacionades per facilitar la gestió i la rapidesa. Aquests elements s’anomenen taules, consultes, formularis, informes, etc.
Un cop definits tots aquests diferents elements, podeu mantenir-ho tot de manera organitzada. Això us permet compartir i subministrar informació amb claredat i construir projectes sencers en un sol fitxer. Independentment del propòsit, Access pot ajudar-vos o la vostra empresa a mantenir la informació clara, segura i organitzada.
Aquest full de trucs pretén donar a conèixer a la gent el funcionament de les noves generacions d’Access. No és d’estranyar que una aplicació tan plena de funcions triga una mica a dominar-se. Estem aquí per ajudar-vos amb alguns consells i trucs per començar ràpidament amb Access, o refrescar-vos la memòria si sou veterans d’Access.
- Consell: si els vostres amics, companys de feina o els vostres empleats necessiten obtenir més informació sobre Microsoft Access, no sigueu tímids i compartiu aquest article. El coneixement és poder i tens la capacitat d’ajudar els altres a aprendre compartint.
Com navegar per la cinta de Microsoft Access
La interfície amb què treballem pot resultar confusa per als usuaris nous. Aquí teniu una petita infografia sobre la interfície bàsica d’Access basada en Access 2016. Si us confonen què són els diferents elements, no us preocupeu. Anem a aprofundir sobre la cinta, les taules de dades, els objectes i molt més endavant a l'article. Seguiu llegint!
Per sort per a aquells que ja fa temps que treballen amb aplicacions d’Office, la interfície d’Access no és tan desconeguda com es podria pensar. Bons amics com la cinta, la barra Digue'm i la barra d'eines Accés ràpid tornen a ajudar-vos, mentre que la part de dades d'Access continua sent neta i fàcil de llegir.
Una introducció a la interfície Ribbon
El Ribbon ha estat una part important de les aplicacions de la suite d’Office com Access des de fa molts anys. Es va introduir per primera vegada a Office 2007, dissenyat pensant en una navegació més fàcil. Mai no haureu d’utilitzar menús antics amb diversos nivells de submenús amb la cinta.
La interfície molt visual us ajuda a localitzar ràpidament les eines que coneixeu i que estimeu. La cinta és la vostra manera principal de navegar per Access, obrint les oportunitats de formatar text, inserir elements, implementar funcions, ajustar la vostra base de dades i molt més.
A diferència de les versions anteriors d’Access, la cinta de versions noves com Access 2016 i Access 2019 té un disseny més pla i compacte per permetre menys molèsties a la pantalla que us distreu del vostre treball. Aquesta interfície minimalista proporciona a Access un aspecte modern i elegant que el diferencia dels competidors.
La ubicació de les eines i les funcions és aproximadament la mateixa que les versions anteriors, de manera que no hauríeu de tenir problemes per trobar les vostres ordres preferides. Si teniu problemes, feu servir la nova funció Digueu-me.
Treballeu més ràpidament amb la barra Digueu-me
La funció 'Digueu-me què voleu fer' o simplement 'Digueu-me' té com a objectiu proporcionar eines al vostre abast encara que no conegueu el lloc exacte de la cinta. Es va afegir per primera vegada a la majoria d’aplicacions d’Office 2016 i també va guanyar la seva estada a Office 2019. Podeu utilitzar-lo fent-hi clic al costat de l'última pestanya de la cinta o prement el botó Alt + Q tecles del teclat. Notareu que la funció us permet escriure: és llavors quan podeu dir a Access què voleu fer.
Segons la vostra entrada, Access us suggerirà eines relacionades amb el que esteu cercant. Per exemple, si escriviu full de propietats la barra Digue'm mostrarà automàticament opcions que us permetran crear o modificar un full de propietats, i fins i tot us suggerirà altres eines relacionades amb el full.
Fins i tot si us considereu un gurú d’Access, la funció Digueu-me us pot ajudar a accelerar la vostra feina. Mai no haureu d’excavar la cinta o fer cerques en línia per intentar tornar a trobar una funció.
Familiaritzeu-vos amb la zona del backstage
Quan feu clic al menú Fitxer a Access (i a una altra aplicació d’Office), arribareu a l’àrea que Microsoft anomena “backstage”. Aquí, en lloc de veure una pestanya amb ordres alineades a la cinta, obteniu una visualització de la pàgina completa d’informació i diferents tasques bàsiques per obrir i desar fitxers, impressió i altres opcions d’ús compartit.
A més, podeu utilitzar el menú Fitxer per veure informació sobre el fitxer obert actualment. Això significa veure el temps en què es va crear, es va modificar per última vegada, el propietari, així com la mida del fitxer i molt més. També podeu utilitzar la funció Compactar i reparar o afegir protecció per contrasenya com a propietari d’un fitxer.
Definició dels objectes de la base de dades a Access
Ara que tenim la interfície bàsica baixada, és hora de familiaritzar-vos amb els objectes de la base de dades que treballareu a Access. Aquests objectes són els que veureu al tauler de navegació de l'esquerra quan comencen a configurar els vostres projectes. Podeu crear objectes des de la pestanya Crea de la cinta i modificar-los en qualsevol moment en el futur per ajustar-los als canvis de la vostra base de dades. Anem a fer un resum ràpid de les opcions d'objecte:
- Les taules emmagatzemen les dades relacionades en files (registres) i columnes (camps). Funcionen de manera similar a les cel·les d'Excel, probablement formen una gran part dels vostres projectes.
- Les consultes visualitzen, calculen, ordenen, filtren, canvien i examinen les dades emmagatzemades a les taules.
- Els formularis són pantalles personalitzades que permeten introduir fàcilment dades noves i visualitzar les dades ja existents en una taula.
- Els informes mostren dades d'una taula o d'una consulta en format imprès, perfectes per revisar i comprovar si hi ha errors.
- Les macros són capaces d’automatitzar tasques repetitives. Podeu executar una macro fent clic a un botó o prement una tecla de drecera assignada a la macro.
- Els mòduls són grups de procediments, escrits en el llenguatge Visual Basic i que també s’utilitzen per automatitzar tasques.
Tipus de dades de camp
Hi ha moltes maneres de treballar amb camps a Access que faciliten la gestió de diferents projectes. Per exemple, definir un camp com a número en lloc de text permet a Access realitzar càlculs amb aquest camp.
Aquí hi ha un resum ràpid a diferents tipus de dades podeu entrar i els seus comportaments:
- Text curt: emmagatzema un màxim de 255 caràcters de text i / o números.
- Text llarg: emmagatzema text de fins a 64.000 caràcters.
- Nombre: emmagatzema números i permet realitzar càlculs mitjançant una cel·la de dades.
- Data / Hora: emmagatzema dates i / o hores.
- Moneda: emmagatzema números i símbols que representen monedes del món real.
- Número automàtic: assigna automàticament un número únic per a cada registre.
- Sí / No: emmagatzema un valor Sí o No.
- Objecte OLE: emmagatzema objectes fets en altres aplicacions, com ara un full de càlcul Excel, un document de Word o un gràfic de PowerPoint.
- Hiperenllaç: emmagatzema enllaços als quals es pot fer clic per obrir llocs web o fitxers a la xarxa.
- Adjunt: us permet adjuntar un fitxer o una imatge a la vostra base de dades.
- Nombre gran: emmagatzema un valor numèric no monetari. (Només disponible a Access 2019.)
Comenceu amb una plantilla
Us intimida un document buit? Amb Access, teniu una enorme biblioteca de plantilles incorporades a l’aplicació per ajudar-vos a començar. Això us proporciona un gran començament ràpid quan treballeu en projectes de qualsevol envergadura. Podeu trobar diverses plantilles a cadascuna de les categories proporcionades, de manera que hi ha una gran varietat disponible cada vegada que creeu un document nou. Fins i tot després de triar una plantilla, encara teniu moltes opcions per modificar completament la personalització de la vostra base de dades.
Feu sempre una còpia de seguretat de la vostra base de dades
Aquest és un consell fins i tot per als veterans d’Access que hi ha. Sempre, i ho volem dir, sempre creeu còpies de seguretat de la vostra base de dades de manera regular. Mai no se sap què pot passar amb els fitxers en un futur a causa de circumstàncies inesperades. Pot ser un salvavides tenir còpies de seguretat fàcilment disponibles des del núvol o des d’un equip diferent.
Dreceres d'accés útils que tothom hauria de conèixer
Per acabar aquest full de trucs, hem decidit incloure algunes de les dreceres de teclat Access més útils que podeu utilitzar per accelerar la vostra feina:
- Podeu crear ràpidament una nova base de dades prement Ctrl + N .
- Per afegir un registre nou al full de dades o al formulari, premeu Ctrl + signe Plus (+) al teclat.
- Podeu ampliar i reduir la pàgina prement la tecla Z.
- Commuta el tauler de navegació amb F11 .
- Obriu la pestanya Cerca per cercar en un full de dades o un formulari amb Ctrl + F .
- Podeu desar ràpidament la vostra base de dades amb Ctrl + S .
Si busqueu una empresa de programari de confiança per la seva integritat i pràctiques empresarials honestes, no busqueu més que . Som un soci certificat per Microsoft i un negoci acreditat per BBB que es preocupa per oferir als nostres clients una experiència fiable i satisfactòria sobre els productes de programari que necessiten. Estarem amb vosaltres abans, durant i després de totes les vendes. Aquesta és la nostra garantia de programari de 360 graus. Llavors, què estàs esperant? Truqueu-nos avui +1 877 315 1713 o envieu un correu electrònic a sales@softwarekeep.com. També podeu contactar-nos mitjançant el xat en directe.
